Microsoft Teams en la óptima gestión de proyectos

Actualmente la perspectiva de la gestión de proyectos se ha visto alterada por los cambios bruscos en el desarrollo de los proyectos, esto ha llevado a optar por metodologías mucho más adaptativas que permitan al equipo responsable del proyecto a gestionar el proyecto, dividiéndolo en varias etapas e involucrando la colaboración constante de las partes interesadas. Teniendo como objetivo el generar una mejora en la interacción continua en cada etapa. Es aquí donde se hace hincapié en la comunicación constante y bidireccional aclarando las expectativas del cliente y el equipo de desarrollo del proyecto.

Microsoft Teams es una potente plataforma de colaboración virtual, dicha plataforma unificada de comunicación y colaboración combina las conversaciones constantes y reuniones a través de video en los lugares de trabajo, así como el almacenamiento de archivos e integración de aplicaciones desarrolladas por Microsoft.

Ampliamente usada por las principales compañías mundiales, Teams llego para acomodarse en la gestión de proyectos, de manera virtual o semi presencial haciendo uso de las salas hibridas, las cuales reducen las brechas de tiempo y espacio entre los colaboradores y principales interesados clave de los proyectos, permitiendo la interacción óptima entre usuarios remotos y personas en oficina.

¿Por qué Microsoft Teams como plataforma de gestión de proyectos?

Microsoft Teams existe en más de 50 idiomas, utiliza Microsoft 365 y suele ser una tecnología familiar para los usuarios. Microsoft 365 contiene excel, sharepoint, one drive, planner, etc. Herramientas que se pueden utilizar de manera adecuada para gestionar bien un proyecto.

• Una de las ventajas de Teams dentro de la gestión de proyectos es que, ofrece la posibilidad de crear el equipo y añadir los participantes necesarios, sean terceros o internos.

Algunas de las ventaja ejemplificadas de Teams en la gestión de proyectos es que la plataforma nos permite tener una planificación y visión general de alto nivel, con ayuda de planner, se puede describir los hitos como indicadores de las fases del proyecto, organizar las tareas y fijarlas por fechas y nombre de los involucrados implicados en dicho entregable, desplazar el horario de entrega y reuniones cuando sea necesario, tener un panorama ampliado de las tareas a lo largo del tiempo, ponderar la urgencia de los entregables y realizar el seguimiento de los avances en tiempo real.

La cooperación e intercambio con terceros.

La cooperación y el seguimiento optimo del proyecto solo es posible si todos los interesados clave son participes de él. Por lo que Teams y su abanico de aplicaciones permite añadir e involucrar a todos sin excepción. Compartiendo archivos con las partes interesadas externas a través de sharepoint, onedrive, desarrollo de comunicación interna mediante la creación de canales interinos de desarrollo del proyecto o haciendo uso de One note como bloc de notas para el registro de las discusiones y minuta del proyecto.

¿Qué tecnología ofrece una solución a los retos de los gestores de proyectos?

Teams como ya se mencionó anteriormente permite la planificación de conferencias a través del planificador la cual puede planificar perfectamente los días de ejecución y deadlines y definir su alcance y llegada a través del Outlook para enviar alertas de la reunión en Microsoft Teams.

Memos o minutas de las reuniones del proyecto pueden ser visualizadas en tiempo real y ordenadas por OneNote, donde se puede tomar notas que luego establecerán tareas en Planner para su seguimiento.

El plan de entregables de los productos del proyecto es posible a través del planificador, Excel o un documento de Microsoft 365, enlazado a Teams, o se puede procesar entradas y salidas más complejas en SharePoint los cuales pueden ser procesados en PowerBI o en PowerPlatform como herramientas de gestión de indicadores del proyecto.